电子邮件是现代企业对外交往的重要渠道，在企业参加展会、企业网站等等对外宣传上一般都会使用一个固定的电子邮件作为联系方式。而企业与客户的联系只能是通过业务员自觉性的提交才能管理，来往的邮件都保存在业务人员的个人邮箱中。这种传统的邮件系统使用方式在企业的实际使用过程中存在许多的缺点：
1。不便于跟踪公司业务人员与客户的联系效果，这需要业务人员非常自觉地在与客户的电子邮件沟通时抄送一份给管理人员。
2。由于这种使用方式是要以业务人员的自觉性为依托的，这样对于个别业务人员私下与客户联系并做出有损公司的事情就很难控制。
3。由于相关业务人员都可以查看邮件，这样可能导致业务人员出现串单的现象，另外，由于所有客户都通过这个邮件进行联系，如果业务人员流失，客户资料就很容易泄漏，从而对公司造成重大的影响。
比科CRM在充分的考虑了中小企业特别的外贸型企业的实际情况下，在原有的CRM的基础上增加了邮件系统的功能，通过简单的设置，使用企业管理者可以轻松的解决管理中的实际问题。
比科CRM的邮件系统提供以下各项功能：
1.自动下载邮件，系统将每隔几分钟对邮件进行一次检测，有新邮件将自动下载到CRM系统中。
2.自动分发功能，对于接收到的每一封新邮件，如果邮件的发送者是公司的老客户或公司有业务人员在跟进的话，系统将自动将此邮件转发给相关的人员。如果的新客户，系统可以指定几个人员来处理这些新邮件。
3。权限完善，系统对于邮件的权限进行了细致的划分，一般的员工只能查看、发送自已的邮件，部门经理可以查看部门员工接收的邮件及发送出去的邮件，管理人员可以看到全部的邮件。
